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Simon Piontek
23.11.2021

Shopify POS – Alles, was du über das Kassensystem von Shopify wissen musst

Multichanneling wird mit Shopify POS so einfach wie noch nie. Verwalte deine Online- und Offline-Verkäufe bequem an einem zentralen Ort. Profitiere von zeitgemäßen Serviceleistungen, die den Einzelhandel wieder attraktiv machen.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Die Point-of-Sale-Lösung von Shopify ist ein flexibles und benutzerfreundliches Kassensystem, das sich spielend einfach mit deinem Shopify-Account verknüpfen lässt. Verwalte E-Commerce und Einzelhandel in einem System und behalte stets den Überblick über deine Verkaufsaktivitäten.
  • Shopify POS Lite ist standardmäßig in allen Shopify-Plänen enthalten und verursacht somit keine Zusatzkosten. Shopify POS Pro kostet pro Monat und Standort 89 US-Dollar.
  • Shopify POS ist GoBD- und TSE-konform und kann somit vollkommen rechtssicher in Deutschland genutzt werden.

Inhaltsverzeichnis

– Was ist Shopify POS?
– Welche Funktionen bietet Shopify POS?
– Was kostet Shopify POS?
– Für wen lohnt sich Shopify POS?
– Welche Hardware wird für Shopify POS benötigt?
– Welche rechtlichen Aspekte müssen beim Kassensystem beachtet werden?
– Technische Sicherheitseinrichtung für Shopify POS
– Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Shopify POS

Was ist Shopify POS?

Shopify POS ist ein Kassensystem, mit dem du Verkäufe im stationären Handel – dem sogenannten Point of Sale (POS) – abwickeln kannst. Der große Vorteil besteht darin, dass du das Kassensystem für den Verkauf im Ladenlokal, Showroom, Pop-Up-Store oder auf Messen kinderleicht mit deinem Shopify Onlineshop synchronisieren kannst. Prinzipiell kann Shopify POS jedoch auch ohne einen Onlineshop genutzt werden. Voraussetzung ist lediglich ein Shopify Account.

Shopify stellt die Schaltzentrale dar, über die du Produkte, Bestellungen und Kunden verwaltest, Zahlungen annimmst und Marketing betreibst. Shopify POS stellt die Verbindung zwischen Point of Sale und Backoffice her, so dass du ein System für Online- und Offline-Verkäufe nutzen kannst.

Diese Vorteile bietet dir Shopify POS:

  • Ein System für alles: Zentrale Verwaltung von Online- und Offline-Verkäufen – ganz ohne Systembruch
  • Risikoreduktion: Keine unnötigen Schnittstellen und Zusatzprogramme notwendig
  • Ortsunabhängig: Mit Smartphone und Tablet jederzeit überall beraten und verkaufen
  • Perfekte Symbiose aus Online und Offline: Vor Ort anschauen, online bestellen. Online bestellen, vor Ort abholen. Stationär einkaufen, bequem liefern lassen.
  • Reporting: Konsistente Statistiken für alle Point of Sales mit allen Verkäufen und mehr Kontrolle über den Cashflow
  • Flexibel: Dashboard selbst gestalten und App um Addons ergänzen

Welche Funktionen bietet Shopify POS?

Shopify bietet zwei Versionen seiner POS-Lösung an, die sich im Funktionsumfang und Preis unterscheiden.

Shopify POS Lite ist in allen Shopify-Plänen enthalten und verursacht folglich keine Zusatzkosten. Dafür ist der Funktionsumfang reduziert. Mit der Lite-Version verfügst du prinzipiell über alle Funktionen, um Verkäufe im Einzelhandel abwickeln zu können. Dazu zählen insbesondere die Kauf- und Bestellabwicklung samt der Zahlungsvorgänge. Auch die komplette Produktverwaltung, Kundenprofile sowie Marketing- und Community-Funktionen sind ziemlich vollumfänglich enthalten.

Shopify POS Pro ist die Vollversion und bietet einige schöne Funktionen, die auf den ersten Blick vielleicht nicht jeder benötigt, die aber gerade für den stationären Handel interessant sind. Denn wenn wir davon sprechen, wie der Einzelhandel in Zukunft überleben kann, dann sprechen wir vor allem von Serviceleistungen.

3 Beispiele, wie Shopify POS Funktionen Mehrwert für Kunden schaffen:

  • Onlinekäufe können mit der Pro-Version einfach im Geschäft abgeholt werden. Du kannst Kunden benachrichtigen, sobald die Ware zur Abholung bereitsteht und somit die Bedürfnisse nach bequemen Onlinekauf und immer schnellerer Warenverfügbarkeit befriedigen.
  • Shopify POS Pro bietet die Möglichkeit online oder an einem anderen Einzelhandelsstandort gekaufte Produkte in jedem Shop umzutauschen oder zurückzugeben.
  • Im Shop ausgesuchte und gekaufte Produkte können bequem nach Hause geliefert werden. Dafür können bei Shopify POS Pro (benutzerdefinierte) Versandgebühren angegeben werden, um den Gesamtpreis schnell zu berechnen. Der Kunde zahlt im Laden und kann danach weiter bummeln gehen, ohne Tüten schleppen zu müssen.

Ansonsten benötigst du die Pro-Version vor allem dann, wenn du die umfangreiche Mitarbeiterverwaltung nutzen willst. Diese beinhaltet nicht nur eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern im Shop, sondern auch

  • Rollen und Berechtigungen,
  • Mitarbeiterverkäufe, um die Umsätze jedes einzelnen Verkäufers zu messen, sowie
  • Genehmigungen durch einen Manager.

Auch das intelligente Inventarmanagement ist nur über die Pro-Version nutzbar. Hierfür ist die App Stocky von Shopify notwendig. Das Inventarmanagement ermöglicht unter anderem

  • Wareneingänge verbuchen und zwischen verschiedenen Standorten übertragen
  • Inventarbestände (mittels Barcode-Scanner) abgleichen
  • Bestellungen für Anbieter und Lieferanten
  • Inventar und Inventur mit Barcode-Scanner
  • Bedarfsprognose auf Basis von Verkaufsstatistiken
  • Inventaranalysen zur Sortierung von Produktvarianten nach Performance
  • Ausverkaufs-Prognosen
  • Berichte zu niedrigem Lagerbestand
  • detaillierte Inventarberichte

Die vollständige Funktionsübersicht findest du auf der Website von Shopify.

Was kostet Shopify POS?

Shopify POS Lite ist in allen Shopify-Plänen enthalten. Für die Nutzung fallen somit keine Zusatzkosten an. Shopify POS Pro kostet zusätzlich zu deinem gewählten Shopify-Plan 89 US-Dollar pro Monat und Standort. Wenn du das System beispielsweise in drei Filialen einsetzt, zahlst du somit 267 US-Dollar im Monat.

Shopify POS Litekostenlos
(in allen Shopify-Plänen enthalten)
Shopify POS Pro89,00 $/Monat pro Standort

Übrigens: In Shopify Plus ist die Pro-Version von POS bereits enthalten, so dass für die Nutzung keine weiteren Kosten anfallen.

Für wen lohnt sich Shopify POS?

Shopify POS ist prinzipiell für alle Händler interessant, die sowohl online als auch offline ihre Produkte verkaufen. Insbesondere für diejenigen, die ohnehin schon auf Shopify setzen. Dabei muss es sich nicht unbedingt um einen festen stationären Laden handeln, der fünf Tage die Woche geöffnet hat. Auch wenn du nur gelegentlich in der „realen Welt“ verkaufst (z. B. auf Märkten und Festivals oder in Pop-Up-Stores), ist Shopify POS für dich geeignet. Oder gerade dann – denn einfacher geht’s kaum.

Dank der POS-App benötigst du kein zusätzliches Kassensystem, das mit Schnittstellen an Zahlungsabwickler, Warenwirtschaft und Co. angebunden werden muss. Stattdessen erhältst du dank der Kombination aus Shopify und Shopify POS ein Verkaufssystem aus einem Guss, mit dem du deine Produkte, Bestände, Verkäufe und Kunden zentral verwalten kannst. Auf diese Weise können Einzel- und Onlinehandel perfekt ineinandergreifen und partizipieren.

Einige typische Einsatzorte von Shopify POS:

  • Geschäft bzw. Ladenlokal
  • Showroom
  • Lager- bzw. Werksverkauf
  • Pop-Up-Store
  • Verkaufswagen
  • Messen und Ausstellungen
  • Märkte, z. B. Weihnachtsmärkte
  • Festivals und andere Veranstaltungen

Macht der Onlinehandel das Hauptgeschäft aus und wird zusätzlich nur ein (temporärer) Vor-Ort-Verkauf angeboten, dann reicht vielfach sicherlich die Lite-Version aus. Sobald stationäre Point of Sales sich jedoch eigenständig finanziell tragen müssen, ist Shopify POS Pro mit seinem großen Funktionsumfang die bessere Wahl. Über je mehr Filialstandorte und Mitarbeiter in den Filialen du verfügst, desto unausweichlicher ist die Premium-Version – schon allein aufgrund der Mitarbeiterverwaltung.

Kein Risiko dank Shopify POS Lite

Dank der kostenlosen Lite-Version spricht nichts dagegen, Shopify POS einmal in Ruhe auszuprobieren, um herauszufinden, ob das Kassensystem die passende Lösung für dich ist. Gern unterstützen wir dich dabei!

Welche Hardware wird für Shopify POS benötigt?

Shopify POS ist eine für iOS und Android verfügbare App. Entsprechend benötigst du ein iPad oder ein Tablet mit Android-Betriebssystem. Ein Smartphone geht theoretisch auch, ist aber nicht besonders praxistauglich – zumal das Interface für einen Tablet-Bildschirm optimiert wurde.

Gut zu wissen

Nachdem es zunächst nur eine Shopify POS App für iOS gab, gibt es im Google Play Store zwar mittlerweile auch eine Android-App, allerdings ist diese im Funktionsumfang eingeschränkt.

Prinzipiell reicht das als Basis für einen schnellen Start aus. Es ist keine weitere Hardware zwingend erforderlich. Theoretisch kannst du dein Geld in einer Geldkassette oder Blechbüchse sammeln. Das macht den Einstieg in den stationären Handel leicht – ist aber trotzdem keine allzu gute Idee.

Schneller und einfacher lässt sich der stationäre Verkauf mit professionellem Equipment organisieren:

Tablet-HalterungEine Tablet-Halterung erleichtert die Arbeit der Kassierer und sorgt dafür, dass das Tablet einen festen Standort hat und nicht ständig gesucht werden muss.
 
Ideal sind drehbare Halterungen. So können ggf. mehrere Mitarbeiter damit arbeiten. Außerdem können den Kunden damit bequem alternative Produkte, Produktinformationen und Produktbilder auf dem Tablet präsentiert werden.
Barcode-ScannerWenn du mehr als eine Handvoll Artikel verkaufst, bietet sich ein Barcode-Scanner an, mit dem du die Produkte nicht nur an der Kasse schnell erfassen kannst. Der Scanner ist auch perfekt geeignet, um Wareneingänge effizient zu verbuchen und die verhasste Inventur zu meistern.
 
Theoretisch reicht es, die Produkte in der App manuell zu suchen, aber das ist ähnlich aufwendig wie die Barcodes mit der Tablet-Kamera zu scannen.
KassenschubladeWenn du Bargeldzahlungen akzeptierst, solltest du die Anschaffung einer professionellen Kassenschublade in Erwägung ziehen. Gerade dann, wenn du ein vollwertiges Ladenlokal betreibst. Die Kassenschublade dient der sicheren Aufbewahrung des Bargeldes. Sie lässt sich wahlweise manuell oder drahtlos vom Tablet öffnen, indem dieses über den Belegdrucker eine Verbindung zur Kassenschublade aufbaut.  
 
Die Kassenladen sind in der Regel so gebaut, dass du die anderen Kassenbestandteile wie Tablet, Scanner und Bondrucker darauf abstellen kannst.
KartenlesegerätKartenzahlung ist spätestens seit der Corona-Pandemie ein von den Kunden erwarteter Standard. Im Ausland gibt es immer mehr Geschäfte, die nur noch Kartenzahlung akzeptieren. Um bargeldlose (und drahtlose) Zahlungen mit EC- und Kreditkarte annehmen zu können, benötigst du ein entsprechendes Kartenlesegerät, das mit der App verbunden wird.
 
Shopify POS unterstützt verschiedene Arten und Modelle von Kartenlesegeräten:
 
·         Tap- und Chip-Kartenlesegerät
·         Chip- und Swipe-Kartenlesegerät
·         Swipe-Kartenlesegerät
·         Tap-, Chip- und Swipe-Kartenlesegerät
·         WisePad 3-Terminal
·         Chipper 2X BT
 
Mit diesen Geräten kann Shopify drahtlos kommunizieren, so dass du keinen Zahlungsbetrag oder ähnliches eintippen musst.
 
Um ein unterstütztes Kartenlesegerät verwenden zu können, muss dein Shop sich in einem unterstützten Land befinden und einen kompatiblen Zahlungsanbieter nutzen.
BelegdruckerSeit dem 1. Januar 2020 gilt für alle Händler, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, die Pflicht zur Belegausgabe (Bonpflicht). Ausgenommen sind sogenannte „offene Ladenkassen“ – also die Geldkassette oder der Schuhkarton. Mit Shopify POS Pro kannst du deine Belege individualisieren. Die Integration des eigenen Logos ist mit beiden Versionen möglich.

Damit du Shopify POS mit der Hardware verknüpfen kannst, musst du von Shopify unterstützte Hardware kaufen. Shopify verkauft ausgewählte Hardware zwar direkt, du kannst sie allerdings auch frei auf dem Markt beschaffen. Für die Kartenzahlung kannst du auch jedes andere externe Kartenlesegerät verwenden. Allerdings werden dir in Shopify dann keine Transaktionsdetails angezeigt.

Wichtig: Erst informieren, dann kaufen

Informiere dich vor dem Kauf unbedingt in der Hardware-Übersicht, ob das gewünschte Gerät von Shopify unterstützt wird.

Welche rechtlichen Aspekte müssen beim Kassensystem beachtet werden?

Kassensystem müssen in Deutschland zwei wesentliche Vorschriften erfüllen:

  1. die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  2. die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verlangt

Die gute Nachricht vorab: Shopify Point of Sale ist sowohl GoBD- als auch TSE-konform und kann somit rechtssicher in Deutschland eingesetzt werden.

GoBD-zertifizierter Datenexport

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff regeln, welche Anforderungen Unternehmer hinsichtlich der ordnungsgemäßen Buchführung und Datenbereitstellung erfüllen müssen. Demnach muss jedes Kassensystem über eine zertifizierte GoBD-Schnittstelle für den Datenexport verfügen. Die Schnittstelle gibt die Daten so aus, dass sie von einem Betriebsprüfer in seine Software importiert und analysiert werden können.

Um diese Vorschrift zu erfüllen, stellt Shopify die App Data Exporter ‑ Tax Compliance kostenlos zur Verfügung. Mit ihr lassen sich die von den deutschen Finanzbehörden geforderten Daten zusammenstellen und exportieren. Der CSV-Export wird dem Prüfer als Download-Links bereitgestellt, so dass eine Datenmanipulation im Zuge der manuellen Weitergabe ausgeschlossen werden kann.

Zertifiziert wurde der GoBD-Export von Audicon (siehe Zertifikat). Das Unternehmen ist seit 18 Jahren der offizielle Vermittler der Finanzverwaltung, wenn es um GoBD geht.

Technische Sicherheitseinrichtung für Shopify POS

Mit der technischen Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) soll sichergestellt werden, dass Aufzeichnungen, die mit dem Kassensystem getätigt werden, nicht nachträglich geändert oder gar gelöscht werden können. Als Bestandteil der Kassensicherungsverordnung ist die zertifizierte TSE zu Revisionszwecken seit dem 1. April 2021 Pflicht in der Bundesrepublik Deutschland. Dies betrifft alle Händler, die persönliche Verkäufe durchführen und eine digitale Registrierkasse besitzen, die Barzahlungen akzeptiert.

Kurzum: TSE dient dazu, Steuerhinterziehung und Geldwäsche durch Manipulation am elektronischen Kassensystem zu unterbinden. Gleichzeitig wird es der Finanzverwaltung durch die TSE ermöglicht, schnell und einfach auf die gespeicherten Kassendaten zuzugreifen.

Um die TSE-Vorschrift einzuhalten, stellt Shopify die App TSE (KassenSichV) zur Verfügung. Die Applikation speichert alle finanziell relevanten In-Store-Transaktionen in einer externen Cloud, die von Fiskaly, einem externen Compliance-Service-Provider, bereitgestellt wird. Die Daten können für die Steuerbehörde jederzeit zu Prüfzwecken im CSV-Format exportiert werden.

Die TSE-App kostet monatlich neun US-Dollar pro Standort.

Österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung

Die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung gilt für alle Händler, die im Jahr mehr als 15.000 Euro Umsatz machen und davon mehr als die Hälfte in bar einnehmen. Sie sind verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu nutzen, die den Anforderungen der österreichischen Behörden genügt. Moving Primates bietet ein Shopify-Addon an, mit dem Shopify POS auch in Österreich rechtskonform genutzt werden kann.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Shopify POS

Muss ich einen Onlineshop betreiben, um Shopify POS nutzen zu können?

Nein, du benötigst zwar einen Shopify-Plan, der mit der POS-App verbunden wird und über dessen Account du gewissen Einstellungen vornimmst, aber du musst keinen Onlineshop aktiv betreiben. Du kannst die Point-of-Sale-App also auch als reines Kassenbuch für den Einzelhandel verwenden.

Muss ich die Hardware direkt von Shopify kaufen?

Nein. Auch wenn Shopify in diversen Ländern selbst Hardware verkauft, bist du frei in der Wahl darin, wo du diese kaufst. Du solltest jedoch darauf achten, dass die jeweiligen Modelle mit Shopify POS verknüpfbar sind.

Kann ich Shopify POS an mehreren Verkaufsstandorten einsetzen?

Ja, für jeden Standort muss eine separate Lizenz erworben werden.

Können mehrere Verkäufer mit Shopify POS arbeiten?

Ja, jeder Mitarbeiter hat eine eigene PIN, so dass diese auch über ein Tablet verkaufen können und jeder Verkauf eindeutig zugeordnet werden kann. Die Pro-Version bietet eine umfangreiche Mitarbeiterverwaltung inkl. Berechtigungen.

Welche Zahlungsarten sind mit Shopify POS möglich?

Du bist sowohl in der Lite- als auch in der Pro-Version vollkommen unabhängig, welche Zahlungsarten du akzeptierst. Neben Bargeld kannst du in der POS-App auch manuelle Kredit- oder Debitkartenzahlungen verfolgen, die mit externen Kartenterminals von externen Zahlungsanbietern vorgenommen wurden. Geschenkgutscheine sind als Zahlungsmittel ebenso möglich wie Kryptowährungen, Schecks, Schuldscheine, Goldmünzen und ähnliches. All das legst du als individuelles Zahlungsmittel im System an. Zahlungsvorgänge lassen sich sogar auf verschiedene Zahlungsarten aufteilen.

Welche Gebühren fallen für Kreditkartenzahlungen an?

Shopify berechnet eine Kreditkartengebühr in Höhe von 1,2 Prozent.

Ist Shopify POS in Deutschland rechtskonform?

Ja, du kannst das Kassensystem in Deutschland bedenkenlos einsetzen, da es dank der Zusatz-Apps GoBD- und TSE-konform ist.

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